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【連載:受賞者インタビュー】社員の成長を加速させるために覚悟を決めて取り組んだコンサルプロセスブックの制作

皆さん、こんにちは。コミュニケーションデザイン部の平川です。
本日は新たに新設された表彰の一つである、ベスナレ賞を受賞した取り組みのお話。

ベスナレ賞とは…
自身の業務の中から新たな取り組みや会社への貢献度などに該当するナレッジを一つ選び専用フォーマットに沿ってエントリーし、社員投票により受賞者を決めていく表彰です。

今回、受賞したのは佐々木さんのコンサルプロセスブック制作でした。
長期に渡る取り組みについての苦労や人を巻き込んで業務を進める上で重要なことをお聞きしました。

コンサルプロセスブックとは…
当社のアカウントプランナー職の業務に必要な基礎知識や業務を遂行する上で必要な心得などが載っている200P以上に渡るマニュアル資料です。

制作期間8ヶ月!ノウハウが詰まった「プランナーの教科書」が完成

受賞おめでとうございます!受賞の感想を教えてください!

目に見えないものを可視化させただけにはなりますが…素直に嬉しいですね。みんなの協力があったからここまで完成できたので感謝です!

結構な期間でしたよね?

8ヶ月かかりましたね…。当初は2ヶ月くらいで完成するだろうと予想していたのですが、資料化するためのコンテンツ決めから各プランナーやリーダー陣へヒアリングを進めていく中で2ヶ月じゃ終わらないぞ…と気づきました。特にコンテンツ決めやディレクション(動画制作の進行管理)のパートのところがえぐかったですね…。

えぐかったというと…?

ヒアリングを通じて、自分が想定・予定していた内容とみんなが求めていた内容にギャップがあったことがわかりました。そこの解像度を上げて、再定義し資料に落とし込む作業が大変でしたね。
例えばディレクションパートで、自分としてはプランナーとしてのマインドや進め方などの全体像が理解できる内容がメインで必要かと思っていました。ですが、制作開始するにあたり、一部プランナーにヒアリングしたときにアニメーション作成する時に何が必要か、具体的なスケジュール感などの実務的なハウツー情報が欲しいということが判明しました。
一つ一つの項目を洗い出して、順を追いながら可視化を進めていったので予想よりも時間がかかってしまいました。

理解のズレを失くし一人ひとりの成長を加速させるために

今回の取り組みの背景を教えてください。

ナレッジ会と同様の理由にはなりますが、プランナーは属人的な仕事内容なので共有と可視化が必要になると思っていました。併せて、プルークスは未経験者が多いからこそ目に見えないノウハウ・ナレッジを可視化しないと組織拡大に耐えられなくなると考え、教育のズレを失くすためにも資料化が必要だと思い作成を開始しました。

ナレッジ会については画像をクリック!

どういったときに組織拡大に向けて耐えられなくなるな…と感じましたか?

同じ時期に数名入社した時に、このペースで未経験者が増えると立ち上がりのための教育コストがかかってしまうなと痛感し、早急に必要だなと感じましたね。
プランナーとして基礎知識を身につけてある程度の案件をひとりでこなすようになるには中途入社の場合で代替8ヶ月〜10ヶ月かかると試算していました。ですが、即戦力で入社している以上、もう少し早めるために「繰り返し教育している部分」についてはナレッジ化。案件ごとに発生するイレギュラーなことなどに対しては教育する時間をかけた方がいいと考えています。

膨大なナレッジをシンプルかつわかりやすくまとめることを意識

佐々木さんのインタビューの途中ですが…ここで、今回のプロジェクト完遂を語る上で欠かせない営業サポートの佐藤さんにもインタビュー!

プロジェクトに関わった感想を教えてください!

全社に関わるプロジェクトにアサインしていただいけたことがとても嬉しかったです!
それと同時に、プルークスに入社してからスライドを作成することが皆無だったので、私のセンスで大丈夫かなという不安もありました…笑

大変だったことは?

私は営業サポートでプランナーではないので、情報元である資料の内容はほぼ知らない状態でした。そのため資料を作成する中で、これであっているのか…?と不安になることもありました笑
ただ情報を落とし込んでいく中で、これにはこういう種類があるんだ、ここはこういうことだったんだ!という発見があり、作っていてとても勉強になりました。

資料を作成する上で意識したことはありますか?

シンプルにして統一感を出すということです。
私が担当したのは、たくさんの人が作成し、形式も様々な情報を1つの資料としてスライドに落とし込む作業でした。せっかく1つに集約するのだから統一感を出したい、情報量が膨大だからこそシンプルに分かりやすく見えるようにしたいということを意識していました。
具体的にあげると、必ず各ページに見出しをつける、この情報はこの表を使う、文字色や塗りつぶしの色は一つの意味に対して一色しか使わない等々。資料を作成する上で当たり前のことかもしれませんがこれらを意識したことで完成したコンサルプロセスブックを見た時に、ごちゃっとせずに見やすくなったのでは?と感じました。

佐藤さん、ありがとうございました!

完遂のために必要なのは目的・目標の正しい理解と丁寧な情報共有

プロジェクトを遂行する上で重視したこと、意識したことはありますか?

スケジュール管理ですね。今回の件は、誰かから要望されたものではなく自分一人でスタートしたものなので、今回の取り組みが完遂するか否かは自分次第でした。そのため、スケジュールや優先順位の付け方をきちんと管理する必要がありました。

自分一人で進めると「できなかった。…まぁいいか」と妥協してしまうこともありますよね…

そうですね、なあなあになってしまうと遂行できなくなるのが目に見えていたので、求められていないけどSlackで全社に対して情報発信するなどして、必ずやり切るために動くことを意識していました。

スタートは1人でしたが、途中からいろんな人を巻き込んでましたよね。誰かに頼むときに心掛けていたことはあります?

2点ありました。
1点目は目的と目標の共有は特に大事にしていました。ここの認識や理解がズレてしまうと制作内容に影響が出てしまうので、なぜ必要なのか、作ることで使用者(プランナー)にどんなメリットがあるのかをきちんと伝えるようにしていました。
それを踏まえた上で、2点目は「どのように制作してほしい」のか、いわゆるアウトプット自体のイメージ共有ですね。どんな内容を入れた上で、どのくらいのクオリティで作成してほしいのかを伝えるためにテンプレートを用意した上で依頼をしたことで、大きなギャップも生まれずに求めている以上の情報を入れて作成してくれたので想像以上にいいものが出来上がりました。

齟齬がないように丁寧に説明されていたんですね!

相手が正しく理解するための情報提供をきちんとしないと依頼される側も困りますからね。複数人で仕事を進める上で目的と目標の設定と理解は非常に重要だと考えています。目的や目標がずれると取り組み自体が失敗してしまうので、推進者が目的・目標を正しく認識して伝えることで取り組みを長期化させずに成功させるために重要だと思います。

ちなみに、新しい取り組みをする際のアイディアだしや情報収集はどのように行なっているんですか?

他社の事例からヒントを得て考えるということは少なくて、どちらかというと日頃のコミュニケーションからそれぞれのメンバーが抱えている課題に対して解決策を考えるようにしていました。それらに対して一つずつ解決策を考えてスモールスタートしていくようにしていました。

組織成長のための円滑な情報共有と活かす仕組みづくり

今回の取り組みを振り返って学んだことや次に活かそうと思うことは?

誰かに求められていないものこそ、自分でちゃんと蹴りをつけるための優先順位立てやスケジュール管理は改めて必要というか重要だなと思いました。
新しい取り組みを進める上で、長期または短期戦になるのかを正しく理解することで、人の巻き込み方や優先度の立て方は変わってくると思うので、その点のきちんと整理することが完遂の鍵かなと感じます。

今後組織成長のためにやりたいことはありますか?

情報も増えてきたので、社内Wikipediaみたいなものがほしいなーと思っています。検索すれば欲しい情報を得られる仕組みですね。
また、今回作成したコンサルプロセスブックも完璧に完成したとは思っていなくて、新たなサービスや提案が増えれば必要なページも増えていくと思っているので、今後も更新を重ねながら社内の情報共有がもっと円滑にしていければと思います!

佐々木さん、本日はありがとうございました!

他者から要望されたものとは違い、自分で考えて行動するいうことは途中で投げ出しても良くも悪くも周りに影響ないからこそ優先順位も下げてしまうこともあると思います(私はあります…)
自分でやると決め、完遂させるために動き続けながら周りを巻き込むための情報提供を大事にしていた佐々木さんだからこそ今回の200Pというコンサルプロセスブックを無事に完成させることができたのだと思います。

社会人の基本となるスケジュール管理や優先順位を正しく立てることの重要性を私自身も改めて学ぶことができたインタビューでした。

表彰の常連である佐々木さん、そして営業サポートの佐藤さん。改めてベスナレ賞の受賞おめでとうございました!
次のインタビューもお楽しみに!

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